Privacybeleid

1. Wie is verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens?

CodeNova is de verwerkingsverantwoordelijke wanneer CodeNova het doel en de middelen van een verwerking bepaalt. Voor privacyvragen of de uitoefening van uw rechten kunt u contact opnemen via info@codenova.be.

Wanneer CodeNova in een klantproject persoonsgegevens uitsluitend verwerkt volgens gedocumenteerde instructies van een klant, kan CodeNova als verwerker optreden. De relevante overeenkomst en, waar vereist, een verwerkersovereenkomst regelen die verwerking.

2. Toepassingsgebied

Dit Privacybeleid is van toepassing op persoonsgegevens die CodeNova verwerkt in verband met de website, aanvragen, offertes, klantrelaties, projectuitvoering, ondersteuning, administratie, facturatie en zakelijke communicatie.

3. Welke persoonsgegevens kunnen wij verwerken?

Afhankelijk van uw relatie met CodeNova kunnen wij identificatie- en contactgegevens, bedrijfs- en professionele gegevens, de inhoud van aanvragen en communicatie, project- en ondersteuningsinformatie, facturatie- en administratieve gegevens, en andere gegevens die u vrijwillig verstrekt verwerken.

Bij gebruik van het contactformulier verwerken wij uw naam, e-mailadres, eventuele bedrijfsnaam en telefoonnummer, huidige website, gekozen dienst, gewenste timing, budgetindicatie, bericht, privacybevestiging en taalkeuze. Bij gebruik van het supportformulier verwerken wij daarnaast het project of de website, het type hulpvraag, de omschrijving en eventuele informatie over duur, getroffen gebruikers en impact. Voor beveiliging en misbruikpreventie kan tijdelijk een technisch netwerkadres worden verwerkt. Contact- en supportaanvragen worden niet in een applicatiedatabase opgeslagen; zij worden via de hostingomgeving en e-maildienst naar CodeNova verzonden.

Website- en technische gegevens, zoals IP-adres, apparaat-, browser- of loggegevens, worden alleen verwerkt voor zover dit daadwerkelijk gebeurt en noodzakelijk is.

4. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

CodeNova verwerkt persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een passende rechtsgrond bestaat, waaronder uitvoering van een overeenkomst of precontractuele stappen, een wettelijke verplichting, een gerechtvaardigd belang dat niet zwaarder weegt dan uw rechten en vrijheden, of toestemming wanneer die wettelijk vereist is.

Doeleinden kunnen zijn: aanvragen beantwoorden en offertes voorbereiden; klantovereenkomsten uitvoeren; digitale diensten leveren en ondersteunen; projectcommunicatie en planning; administratie, boekhouding en facturatie; wettelijke verplichtingen naleven; systemen beveiligen; rechtsvorderingen behandelen; en de bedrijfsvoering verbeteren wanneer dit rechtmatig op een gerechtvaardigd belang kan steunen.

5. Websiteaanvragen en communicatie

Wanneer u CodeNova contacteert via het websiteformulier, e-mail, telefoon of een ander zakelijk communicatiekanaal, kunnen wij de door u verstrekte gegevens gebruiken om uw aanvraag te begrijpen en te beantwoorden, met u te communiceren, een offerte voor te bereiden of andere door u gevraagde stappen te nemen.

6. Klanten, projecten en ondersteuning

Voor klanten en potentiële klanten kan CodeNova contact-, bedrijfs-, contractuele, project-, technische en communicatiegegevens verwerken die redelijkerwijs nodig zijn om diensten voor te bereiden en uit te voeren, oplevering te coördineren, ondersteuning te bieden, wijzigingen te beheren en de zakelijke relatie te onderhouden.

7. Boekhouding en facturatie

CodeNova kan persoonsgegevens en bedrijfsgegevens verwerken voor offertes, facturatie, boekhouding, betalingsafstemming, elektronische facturatie, fiscale naleving en aanverwante administratie. Gegevens waarvoor een wettelijke bewaarplicht geldt, worden gedurende de toepasselijke wettelijke termijn bewaard.

8. Dienstverleners en ontvangers

CodeNova kan zorgvuldig geselecteerde dienstverleners inschakelen voor onder meer hosting, e-mail, formulieren, cloud- en IT-infrastructuur, boekhouding en facturatie, ontwikkeling, onderhoud, beveiliging en andere zakelijke ondersteuning. Voor de website is Hostinger de hosting- en SMTP-dienstverlener. De applicatie draait op Hostinger-infrastructuur in Frankfurt, Duitsland, met back-uplocatie in Frankrijk. Dienstverleners ontvangen alleen gegevens voor zover dit redelijkerwijs noodzakelijk is.

Waar een leverancier als verwerker optreedt, worden passende contractuele en organisatorische waarborgen toegepast. Persoonsgegevens kunnen daarnaast worden gedeeld wanneer dit wettelijk verplicht is, noodzakelijk is voor de bescherming van rechten of veiligheid, of in het kader van een rechtsvordering.

9. Internationale doorgiften

Wanneer persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt of toegankelijk worden gemaakt, past CodeNova waar vereist een geldig doorgiftemechanisme en passende waarborgen toe, zoals een adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen, aangevuld met passende maatregelen wanneer nodig. De websitehosting bevindt zich in Frankfurt, Duitsland, met back-ups in Frankrijk.

10. Cookies en vergelijkbare technologieën

CodeNova maakt onderscheid tussen strikt noodzakelijke technologieën en niet-noodzakelijke technologieën. Niet-noodzakelijke cookies of vergelijkbare technologieën worden, wanneer voorafgaande toestemming wettelijk vereist is, pas geactiveerd nadat geldige toestemming is verkregen. Meer informatie vindt u in het afzonderlijke Cookiebeleid.

11. Bewaartermijnen

CodeNova bewaart persoonsgegevens niet langer dan redelijkerwijs noodzakelijk voor het doel waarvoor zij werden verwerkt, rekening houdend met wettelijke bewaarplichten en gerechtvaardigde behoeften zoals beveiliging, geschillenbeheer en rechtsvorderingen. De concrete termijn kan verschillen naargelang het soort gegevens en de context.

De contact- en supportapplicatie bewaart aanvragen niet in een eigen database. Ontvangen aanvragen blijven wel aanwezig in de e-mailomgeving volgens het toepasselijke e-mail- en bewaarbeleid.

12. Beveiliging

CodeNova neemt passende technische en organisatorische maatregelen die rekening houden met de aard van de verwerking en de bijbehorende risico's. Deze kunnen onder meer bestaan uit toegangsbeheer, least-privilege-toegang, multifactorauthenticatie waar ondersteund, versleutelde verbindingen, veilig beheer van credentials, updates, logging, back-upmaatregelen en tijdige intrekking van toegangsrechten.

13. Uw rechten

Onder de voorwaarden van de AVG kunt u, afhankelijk van de verwerking, onder meer recht hebben op informatie, inzage, verbetering, gegevenswissing, beperking van de verwerking, bezwaar en gegevensoverdraagbaarheid. Wanneer verwerking op toestemming berust, kunt u die toestemming op ieder moment intrekken zonder afbreuk te doen aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

U kunt een verzoek indienen via info@codenova.be. CodeNova kan aanvullende informatie vragen wanneer dit redelijkerwijs nodig is om uw identiteit te verifiëren en het verzoek veilig te behandelen.

14. Klachten

Heeft u vragen of bezorgdheden over de verwerking van uw persoonsgegevens, neem dan contact op via info@codenova.be. U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit. In België is dit de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA/APD).

15. Geautomatiseerde besluitvorming

CodeNova heeft in het kader van de algemene website en normale klantrelatie niet de bedoeling om uitsluitend geautomatiseerde besluiten te nemen die rechtsgevolgen hebben of u anderszins in aanmerkelijke mate treffen. Indien dit verandert, wordt passende informatie verstrekt.

16. Wijzigingen

CodeNova kan dit Privacybeleid aanpassen wanneer diensten, systemen, leveranciers, verwerkingsactiviteiten of wettelijke vereisten veranderen. De actuele versie en ingangsdatum worden op de website vermeld. Waar wettelijk vereist, worden materiële wijzigingen passend gecommuniceerd.

17. Contact

Privacyvragen en verzoeken kunnen worden gericht aan CodeNova via info@codenova.be.